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Le Laboratoire du Formulateur a demandé au Spécialiste en Polynésie, ASAP Pacifique, de vous initier à la Qualité au travers de quelques articles que nous vous publierons régulièrement.
La Qualité n'aura bientot beaucoup moins de secrets pour vous.
La démarche de certification consiste à répondre à chaque exigence de la norme puis de faire vérifier les dispositions mises en œuvre par un organisme indépendant. La norme ISO 9001 est générique c’est-à-dire qu’elle est applicable à tout type d’organisme quelque soit sa taille ou son activité. Les axes principaux recherchés par l’organisme doivent être prioritairement l’accroissement de la satisfaction des clients et l’amélioration continue. Lors de sa mise en œuvre, chaque exigence doit faire l’objet d’une interprétation en fonction des caractéristiques de l’organisme. Il est indispensable de tenir compte de sa taille, de son activité, de son personnel, de son contexte culturel ou du style de management de ses dirigeants.
Cette démarche est un investissement qui doit être conduite comme un projet d’entreprise. Elle doit être portée par la direction et impose la participation de tous.
La mise en œuvre d’un tel projet peut être décomposé en trois phases distinctes :
- Sensibilisation et de diagnostic
- Mise en œuvre
- Certification
La phase de Sensibilisation et de diagnostic
La première phase est un diagnostic. Elle a pour objectif de mesurer l'écart entre les pratiques existantes et les exigences de la norme. On réalise à un état des lieux et on vérifie dans quelles conditions la participation du personnel au projet est envisageable. Elle doit permettre de structurer le plan d'actions pour la suite du projet, définir un planning et évaluer l’impact de la démarche sur l’entreprise. Il est souhaitable durant cette phase de sensibiliser tous les acteurs à l’approche qualité et aux apports pour l’entreprise.
Une compétence extérieure en matière d'audit se justifie pleinement dans ce domaine. La durée de cette phase est variable de 3 et 7 jours en fonction de l'entreprise.
La phase de mise en œuvre
La seconde phase est la mise en œuvre. Elle consiste à mener la démarche complète jusqu’à son terme à partir du plan d’action élaboré durant la phase de diagnostic.
La durée de cette phase est variable en fonction de l'entreprise et des ressources affectées au projet. Dix à dix-huit mois en moyenne sont nécessaires pour structurer toute l’entreprise autour de la démarche qualité. La nomination d'un comité de projet et du responsable qualité est recommandée. Le rôle de chaque acteur et les objectifs doivent être clairement définis.
L’équipe ainsi formée met en application les principes de la norme visant à l’amélioration continue et à la satisfaction du client. Elle procède à l’analyser des exigences clients en identifiant les besoins présents et futurs. Elle identifie les processus contribuant à la réalisation du produit ou du service. Elle s’assure de leur maîtrise par la mise en œuvre de méthodes permettant d’en mesurer l'efficacité. Les processus corrélés doivent être traités comme un système contribuant à l'efficacité et à l’atteinte des objectifs globaux de l'organisme.
L’organisme doit également mettre en place un référentiel documentaire structurant son système qualité et identifier les enregistrements nécessaires pour apporter la preuve de la conformité. Des indicateurs liés aux objectifs de l’entreprise et permettant l’analyse et la prise de décision sont définis. C’est l’organisme qui fixe son niveau de formalisation documentaire. En Polynésie où la culture orale est prédominante, les documents écrits manuel qualité, processus, procédures et instructions de travail nécessaires à la gestion du système doivent être synthétiques et accessibles.
L’organisme définie les relations avec ses fournisseurs permettant d’augmenter la capacité des deux organismes à créer de la valeur. Il se doit d’identifier les moyens permettant d'empêcher les non-conformités et d'en éliminer les causes et mettre en place le traitement et le suivi des actions correctives et préventives.
La direction définie et communique la politique, les orientations et des objectifs de l’entreprise. Elle s’assure de la mise à dispositions des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’activité et à l’atteinte des objectifs.
La conduite d’audits et de revues de direction permettent de s’assurer de l’amélioration continue du système de management de la qualité.
La phase de certification
La derniere phase aboutit à la certification. Elle consiste à sélectionner et à déposer une candidature auprès d’un organisme accrédité. En Polynésie, nous ne disposons pas encore d’auditeur sur place. Les auditeurs viennent de métropole et la concurrence doit être mise en avant. Le BVQI, le LRQA et le groupe AFAQ-AFNOR interviennent déjà en Polynésie française pour réaliser des audits ou des renouvellements de certificat. Il est donc souhaitable de planifier un audit de certification lors d’une de leurs visites afin de mutualiser les frais.
Concernant les organismes certificateurs des accords signés par le groupe AFAQ-AFNOR avec d’autres organismes nationaux SIS SAQ (Suède), DQS (Allemagne), DS (Danemark), SQS (Suisse), QMI (Canada) et JQA (Japon) donnent un atout supplémentaire aux entreprises certifiées par le groupe. Ceci permet, par exemple, à une entreprise polynésienne, certifiée par l’AFAQ, de demander et de se prévaloir auprès de clients japonais d’un certificat émis par la JAPAN QUALITY ASSURANCE incontournable pour établir des relations de confiance avec les entreprises du pays du soleil levant.
Une fois l’organisme sélectionné et l’audit planifié, il est nécessaire de le préparer et de mettre en place un plan de communication. En interne pour mobiliser le personnel, présenter les résultats de l’audit et valoriser le travail réalisé, en externe pour annoncer l’obtention du certificat aux clients et partenaires.
La première phase est un diagnostic. Elle a pour objectif de mesurer l'écart entre les pratiques existantes et les exigences de la norme. On réalise à un état des lieux et on vérifie dans quelles conditions la participation du personnel au projet est envisageable. Elle doit permettre de structurer le plan d'actions pour la suite du projet, définir un planning et évaluer l’impact de la démarche sur l’entreprise. Il est souhaitable durant cette phase de sensibiliser tous les acteurs à l’approche qualité et aux apports pour l’entreprise.
Une compétence extérieure en matière d'audit se justifie pleinement dans ce domaine. La durée de cette phase est variable de 3 et 7 jours en fonction de l'entreprise.
La phase de mise en œuvre
La seconde phase est la mise en œuvre. Elle consiste à mener la démarche complète jusqu’à son terme à partir du plan d’action élaboré durant la phase de diagnostic.
La durée de cette phase est variable en fonction de l'entreprise et des ressources affectées au projet. Dix à dix-huit mois en moyenne sont nécessaires pour structurer toute l’entreprise autour de la démarche qualité. La nomination d'un comité de projet et du responsable qualité est recommandée. Le rôle de chaque acteur et les objectifs doivent être clairement définis.
L’équipe ainsi formée met en application les principes de la norme visant à l’amélioration continue et à la satisfaction du client. Elle procède à l’analyser des exigences clients en identifiant les besoins présents et futurs. Elle identifie les processus contribuant à la réalisation du produit ou du service. Elle s’assure de leur maîtrise par la mise en œuvre de méthodes permettant d’en mesurer l'efficacité. Les processus corrélés doivent être traités comme un système contribuant à l'efficacité et à l’atteinte des objectifs globaux de l'organisme.
L’organisme doit également mettre en place un référentiel documentaire structurant son système qualité et identifier les enregistrements nécessaires pour apporter la preuve de la conformité. Des indicateurs liés aux objectifs de l’entreprise et permettant l’analyse et la prise de décision sont définis. C’est l’organisme qui fixe son niveau de formalisation documentaire. En Polynésie où la culture orale est prédominante, les documents écrits manuel qualité, processus, procédures et instructions de travail nécessaires à la gestion du système doivent être synthétiques et accessibles.
L’organisme définie les relations avec ses fournisseurs permettant d’augmenter la capacité des deux organismes à créer de la valeur. Il se doit d’identifier les moyens permettant d'empêcher les non-conformités et d'en éliminer les causes et mettre en place le traitement et le suivi des actions correctives et préventives.
La direction définie et communique la politique, les orientations et des objectifs de l’entreprise. Elle s’assure de la mise à dispositions des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’activité et à l’atteinte des objectifs.
La conduite d’audits et de revues de direction permettent de s’assurer de l’amélioration continue du système de management de la qualité.
La phase de certification
La derniere phase aboutit à la certification. Elle consiste à sélectionner et à déposer une candidature auprès d’un organisme accrédité. En Polynésie, nous ne disposons pas encore d’auditeur sur place. Les auditeurs viennent de métropole et la concurrence doit être mise en avant. Le BVQI, le LRQA et le groupe AFAQ-AFNOR interviennent déjà en Polynésie française pour réaliser des audits ou des renouvellements de certificat. Il est donc souhaitable de planifier un audit de certification lors d’une de leurs visites afin de mutualiser les frais.
Concernant les organismes certificateurs des accords signés par le groupe AFAQ-AFNOR avec d’autres organismes nationaux SIS SAQ (Suède), DQS (Allemagne), DS (Danemark), SQS (Suisse), QMI (Canada) et JQA (Japon) donnent un atout supplémentaire aux entreprises certifiées par le groupe. Ceci permet, par exemple, à une entreprise polynésienne, certifiée par l’AFAQ, de demander et de se prévaloir auprès de clients japonais d’un certificat émis par la JAPAN QUALITY ASSURANCE incontournable pour établir des relations de confiance avec les entreprises du pays du soleil levant.
Une fois l’organisme sélectionné et l’audit planifié, il est nécessaire de le préparer et de mettre en place un plan de communication. En interne pour mobiliser le personnel, présenter les résultats de l’audit et valoriser le travail réalisé, en externe pour annoncer l’obtention du certificat aux clients et partenaires.
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